証憑の保存と電子帳簿保存法

帳簿は「書いて終わり」ではありません。保存まで含めて義務です。

そして2024年から、電子で受け取った請求書は電子のまま保存することが 原則として義務になりました。エンジニアは受け取る証憑のほとんどが電子なので、 この章の影響を最も強く受ける職種です。

保存が必要なもの

電子帳簿保存法の3つの区分

義務なのは3つ目だけです。ここを押さえてください。

電子取引データとは

□ Web サイトからダウンロードした請求書 PDF（AWS、GitHub、SaaS 各社）
□ メールに添付されて届いた請求書・領収書
□ メール本文に記載された取引情報
□ クラウドサービス上で受け取る支払通知書・請求書
□ EC サイトの購入履歴・領収書（Amazon など）
□ 自分が電子で送った請求書の控え

これらは、電子データのまま保存する義務があります。

× 印刷して紙で保存し、データを消す（原則として不可）
○ データを保存する（加えて紙で持っておくのは自由）

保存の要件

電子取引データの保存には、真実性と可視性の要件があります。

真実性の確保（いずれか1つ）

1. タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
2. 受け取り後、速やかにタイムスタンプを付与する
3. 訂正・削除の履歴が残るシステム（または訂正削除ができないシステム）で保存する
4. 「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、それに沿って運用する

個人事業主が現実的に選ぶのは3か4です。 会計ソフトのファイルボックスは3を満たすように作られています。

可視性の確保

□ ディスプレイ・プリンタ等を備え付け、画面と書面で速やかに出力できる
□ システムの概要書等を備え付ける
□ 検索できること（次の3項目）
    ・取引年月日
    ・取引金額
    ・取引先

20260813_50000_freee株式会社.pdf
20260820_44000_AmazonWebServices.pdf

猶予措置

「相当の理由」があり、税務職員の求めに応じてデータのダウンロードと 書面の提示ができる場合には、保存要件を満たさない電子データの保存も認められる という猶予措置があります。

紙で受け取った領収書

□ そのまま紙で保存する（従来どおり。これで問題ない）
□ スキャナ保存の要件を満たせば、スキャンして紙を捨ててもよい（任意）

スキャナ保存には解像度・入力期間などの要件があります。 紙が少ないなら、そのまま箱に入れて保管するのが簡単です。

実務の運用例

【受け取ったら】
  電子（PDF・Web）→ ダウンロードして会計ソフトのファイルボックスへ
  紙（レシート）  → その場でスマホで撮影してアップロード＋原本は月別の封筒へ

【毎週】
  ファイルボックスの未処理を取引に紐づける

【毎年】
  年度末にファイルボックスの内容をバックアップ（会計ソフト解約時に備える）

事務処理規程

真実性の要件を「規程」で満たす場合、国税庁がサンプルを公開しています。

規程に書く内容（個人事業主用のサンプルより）:
  □ 対象となる取引データの範囲
  □ 保存の方法と場所
  □ データの訂正・削除を原則禁止すること
  □ やむを得ず訂正・削除する場合の手続き（記録の作成）

A4で1〜2枚程度のものです。作って自分の事業所に備え付けておけば足ります （提出は不要）。

この章のまとめ

• 帳簿は7年、書類は5〜7年の保存義務。迷ったら7年でよい
• 電子帳簿保存法の3区分のうち、義務は「電子取引データ保存」だけ
• Web からダウンロードした請求書・メール添付の領収書は、電子のまま保存する
• 要件は真実性（訂正削除履歴のあるシステム or 事務処理規程）と 可視性（日付・金額・取引先で検索できる）
• 猶予措置はあるが、データを消してよいという意味ではない
• 紙のレシートはそのまま保管でよい（スキャナ保存は任意）
• カード明細は証憑にならない。必ず請求書・領収書を取得する
• 事務処理規程は国税庁のサンプルを使い、備え付けておくだけ（提出不要）

参考資料