経費とは何か

「これ、経費で落とせますか？」

この質問には、法律上のたった1つの基準があります。

所得税法が定める必要経費（要約）

  1. 総収入金額を得るために直接要した費用
  2. その年に生じた販売費・一般管理費その他業務について生じた費用

つまり、その支出が、その年の売上を得るために必要だったか。これだけです。

3つの問い

実務では、次の3つに答えられるかで判断します。

1. 事業との関連性はあるか   … 何のための支出か説明できるか
2. 必要性はあるか           … その事業に本当に要るものか
3. 金額は妥当か             … 事業の規模に照らして不自然でないか

「3年後、面識のない調査官に、この支出の目的を説明できるか」

経費を増やしても、得はしない

最も誤解されている点です。

30万円の機材を買った場合（所得税・住民税あわせて税率30%と仮定）

  税金の減少額   30万円 × 30% = 9万円
  手元から出た額 30万円
  ──────────────────────────
  正味の減少     21万円

現金は21万円減っています。「経費で落とせば実質タダ」ではありません。

経費にすべき: 事業に必要だから買うもの
経費にすべきでない: 節税のために買うもの

所得を減らす → 融資・住宅ローンの審査に不利
現金を使い切る → 翌年の納税資金が無い

家事関連費という考え方

自宅で働くフリーランスの支出は、事業と私生活が混ざります。

家賃・電気代・通信費・車・スマホ …… これらを「家事関連費」といいます

原則として、家事関連費は経費になりません。ただし例外があります。

業務の遂行上必要であり、かつ、その必要である部分を
明らかに区分できる場合に限り、その部分を経費にできる

これが家事按分です（家事按分の考え方）。ポイントは「明らかに区分できる」の部分で、 つまり割合の根拠を示せることが条件になります。

証拠がないものは経費にならない

□ レシート・領収書
□ 請求書・契約書
□ クレジットカードの明細（補助的な証拠）
□ 支出の目的が分かる記録（メモ・カレンダー・メール）

カフェのレシート 1,200円
  → 誰と、何のために？（打ち合わせなら会議費、1人の作業なら判断が分かれる）

書店のレシート 3,800円
  → 何の本？（技術書なら新聞図書費、小説なら私的支出）

領収書が無い場合

□ 電車・バス → 出金伝票または交通費精算の記録（日付・区間・目的・金額）
□ 慶弔費 → 招待状・会葬礼状 + 出金伝票
□ 自販機・割り勘 → 出金伝票 + メモ

出金伝票は自分で書くものなので、証拠力は弱いです。 金額が大きいものは、必ず領収書をもらってください。

経費にならない代表例

経費        … 事業の利益を計算する時に売上から引くもの
所得控除    … 所得が確定した後、課税所得を計算する時に引くもの

経費率の目安

「経費はどのくらいが普通か」という質問がありますが、目安はありません。

準委任中心・自宅作業のエンジニア → 経費率 10〜20% のことが多い
機材・外注・オフィスがある      → もっと高くなる

重要なのは平均に合わせることではなく、中身を説明できることです。 経費率が高くても、根拠があれば問題ありません。逆に平均並みでも、 中身が説明できなければ指摘されます。

この章のまとめ

• 必要経費の基準は「その年の売上を得るために必要だったか」の一点
• 実務の判断は3つの問い。関連性・必要性・金額の妥当性
• 迷ったら「3年後、面識のない調査官に説明できるか」で判断する
• 経費を増やしても得はしない。戻るのは税率分だけで、残りは自分の負担
• 家事関連費は原則経費にならないが、明らかに区分できる部分は按分して計上できる
• レシートは「払った証拠」であって「必要だった証拠」ではない。目的のメモを残す
• 経費と所得控除は別物。国民年金・国保・生命保険は経費にならないが所得控除になる
• 経費率に目安はない。重要なのは中身を説明できること

参考資料